چگونه شغل برنامه ریزی و کنترل پروژه را شروع کنید؟
آنچه می آموزید:
چگونه شغل برنامه ریزی و کنترل پروژه را شروع کنید؟ خیلی از دوستانی که قصد دارند وارد محیط کار و بخش برنامه ریزی و کنترل پروژه شوند دوست دارند بدانند که باید چه کاری انجام دهند و چه چیزهایی باید یاد بگیرند. به دلیل اینکه این سوال بارها از طریق سایت و ایمیل از من شده است در این بخش در این مورد صحبت خواهیم کرد.
موارد کلی که در این بخش گفته می شود برای شروع به کار و برآمدن از پس امور لازم است اما کافی نیست و کسانی که دنبال پیشرفت هستند راه طولانی تری را در پیش خواهند داشت راهی که اگرچه پرتلاطم ولی قابل عبور است.
به احتمال زیاد اگر به عنوان یک کارشناس تازه کار به قول معروف صفرکیلومتر وارد محیط کار شوید اولین مسئولیتی که به شما داده می شود تهیه و ارسال گزارشات روزانه، بعد از مدتی گزارشات هفتگی سپس گزارشات ماهیانه می باشد. خیلی از دوستان که وارد این شغل می شوند در همین مرحله می مانند و به دلایل مختلف جلوتر نخواهند رفت اما این برنامه ریزی و کنترل پروژه واقعی و حرفه ای نیست فقط جزیی از آن است.
برای شروع به کار در زمینه برنامه ریزی و کنترل پروژه به عنوان کارشناس فکر کنم در صورتی که یادگرفتن موارد زیر را در اولویت قرار دهید زودتر پیش خواهید رفت
• فرمول نویسی و توابع کاربردی در اکسل البته فرمول هایی که به کار شما بیشتر ارتباط دارد.
• تئوری زمانبندی و روابط فعالیت ها را به صورت کلی بدانید.
• در یک سطح معمول با یکی از نرم افزارها اشنایی داشته باشید که فکر کنم در حال حاضر بازار پریماورا بسیار داغ تر است.
• با ماهیت گزارشات و اینکه نیازهای اطلاعاتی مدیران چیست آشنا شوید.
توصیه من به دوستان دانشجو این است که در دوران دانشجویی فرصت را غنیمت شمرده و حتی الامکان دوره های ابتدایی در زمینه مدیریت پروژه و نرم افزارهای آن را طی کنند تا ذهن ایشان با این موارد آشنایی جزیی داشته باشد اما طبیعتاً کار عملی بسیار متفاوت تر از یک نمونه پروژه دانشجویی است. برای این که مسیر را به دوستان معرفی کنم ابتدا نیاز است که بعضی مباحث را معرفی کنم. برای شروع کار شما در یکی از سه گروه زیر شاغل خواهید شد.
کارفرما:
یک شخصیت حقیقی یا شخصیت حقوقی است که یک طرف امضاکننده موافقتنامه یا قرارداد است و اجرای عملیات موضوع موافقتنامه و قرارداد را به پیمانکار یا مشاور واگذار میکند (سازمان یا گروهی که مسئولیت هدایت پروژه را برعهده میگیرد). کارفرما معمولاً سرمایه مالی را تامین می کند.
پیمانکار:
فرد یا شرکتی که با سازمانی دیگر یا با شخصی دیگر قرارداد امضاء میکند و اجرای عملیات واقعی و فیزیکی بر عهده این تیم است.
دستگاه نظارت و مشاورین:
گروهی از مهندسین و تکنسین ها که از طرف مشاور پروژه (در بعضی مواقع از مهندسین شاغل در بخش مهندسی کارفرما) که وظیفه نظارت عملیات اجرایی پروژه را بر عهده دارند.
بنابراین امکان دارد در برهه های زمانی مختلف در یکی از این سه گروه فعالیت نمایید. معمولاً افرادی که تازه وارد محیط کار می شوند یا در شرکت کارفرما بصورت مستقیم و از طریق آزمون استخدام شده و مشغول به کار می شوند یا اینکه وارد شرکت های پیمانکار خواهند شد.
خوب ماهیت این دو بسیار متفاوت است شرکت های کارفرما بطور مستقیم در امور دخالت ندارند و به احتمال زیاد یک مشاور برای نظارت بر کار پیمانکار در اختیار دارند. به هر حال نگران نباشید هم کارفرما و هم مشاور در صورت قوی بودن به شما فرصت یادگیری و پیشرفت را می دهند. البته این بستگی به افراد طرف کار شما دارد.
در مورد استخدام در دستگاه نظارت و مشاور هم باید بگویم که دقیقاً به سطح آن شرکت بستگی دارد ولی به طور معمول افراد تازه کار نمی توانند در مشاور مشغول به کار شوند مگر….. به دلیل اینکه در مشاور علی رغم اینکه کار را به صورت راساً انجام نمی دهید اما کلیه مسئولیت های مربوطه به شما منتقل خواهد شد.
به عبارتی تمامی کارهایی که پیمانکار انجام میدهد توسط مشاور بررسی و خطا گیری خواهد شد سپس تایید و به کارفرما تحویل می شود. اما فرصت همیشه برای شما از جایی ایجاد خواهد شد و نگران این مسائل نباشید.
خوب به طور کلی برای اینکه یک نفر متوسط در برنامه ریزی و کنترل پروژه باشید باید مراحل زیر را بتوانید انجام دهید. میزان حرفه ای بودن شما بر اساس سنگینی پروژه شما ، و نیز میزان تخصصی عمل کردن شما سنجیده خواهد شد. گاهی مشاهده کردم نیروهایی که در بعضی شرکت ها به عنوان سطح بالا می باشند در شرکت ها و پروژه های دیگر به عنوان نفر معمولی در نظر گرفته می شوند.
1-قرارداد باید به خوبی مطالعه و بررسی شود و تمامی مواردی که مورد نظر کارفرما است که باید ساخته و تحویل شود را بشناسید. شناخت موارد قید شده در قرارداد بسیار برای شما ضروری خواهد بود. پس قرارداد را مطالعه و به خوبی به همه چیز مسلط شوید تا بتوانید از عهده امور اجرایی و قراردادی به خوبی برآیید. در ادامه کار با امور زیادی از جمله ادعای مالی، تاخیرات، درصد پیشرفت ها، شرایط خاص و……… روبرو خواهید شد که تسلط شما راه را برای شما هموار خواهد کرد.
2-بر اساس محدوده کاری قرارداد و پروژه باید شروع به تهیه ساختار شکست کار(WBS) کنید. روش های تهیه ساختار شکست کار به خوبی در این سایت و کتاب های من آموزش داده شده است. در صورتی که مشاور باشید بهتر است روش تهیه و ایجاد را شما به پیمانکار دیکته کنید و کاملاً تحت نظر شما ایجاد شود تا هیچ چیز از قلم نیفتد.
در صورتی که پیمانکار هستید برای تهیه ساختار سعی کنید نیروهای اجرایی و فنی را نیز درگیر کنید تا هم برنامه ماهیت اجرایی و زنده پیدا کند و هم دیگران خود را در آن شریک و مسئول بدانند. می توان گفت مهمترین و اصلی ترین گام در تهیه برنامه زمان بندی ایجاد یک ساختار شکست منسجم و دقیق می باشد.
3-در این مرحله فعالیت ها و روابط بین آن ها را ایجاد کنید. شک نکنید که فعالیت ها و روابط را با دقت زیاد و بدون ذره ای کم کاری ایجاد کنید و دقیقاً با ساختار اجرای عملیات واقعی منطبق باشد در غیر این صورت برنامه دهان بندی است نه زمان بندی. شک نکنید بدون ارائه برنامه منطقی و واقعی جایگاه مناسبی در شرکت خود نخواهید داشت و احتمال زیاد تبدیل به یک Reporter ساده خواهید شد.
پس اگر از اینده کاری خود چیزهای بزرگتری را می خواهید کار خود را با دقت و وسواس انجام دهید و فکر نکنید که شما با اجرا ربطی نخواهید داشت بالعکس در جایگاه واقعی اجرا باید از شما خط گرفته و پروژه را جلو ببرد پس جایگاه خود را مستحکم کنید با کار خوب.
4-در مرحله بعد باید ساختار شکست هزینه های پروژه (CBS) و وزن های مربوط به فعالیت ها را بدست آورید. در این مرحله دقت به خرج دهید چرا که اگر به خوبی هزینه ها، احجام، قیمت های واحد و …… موارد را به خوبی مشخص کنید تقریباً کار دفاتر فنی را نیز ساده تر کرده اید و حتی در تهیه صورت وضعیت های مالی پروژه نیز موثر و موفق خواهید بود.
5-برنامه زمان بندی را که نهایی کردید حتما آن را با نامه رسمی ابلاغ کرده و تایید را دریافت نمایید چرا که سند رسمی پروژه است که در مواقع حساس و قراردادی بدون شک مبنای ارزیابی مسائل خواهد شد.
6-از برنامه زمان بندی کلی خود برنامه های ماهانه و سه ماهه استخراج کنید. این برنامه ها را در صورتی که از ابتدا به سیستم به صورت واقعی و اجرایی در کارگاه در نظر گرفته باشید شروع به اجرا کنید و به شدت خود را درگیر عملیات اجرایی کنید تا به خوبی بر تمامی بخش های کاری در پروژه مسلط شوید.
روال انجام کارها را یاد بگیرید تا خیلی راحت توسط نیروهای فنی یا سایر بخش گمراه نشوید البته منظورم دوستانی است که به کار برنامه ریزی و کنترل پروژه اعتقادی ندارند اما مطمئنا انسان های بسیار زیادی در اطراف شما خواهند بود که به پیشرفت شما کمک خواهند کرد.
7- فایل اندازه گیری پیشرفت پروژه (PMS) باید تهیه شود. فایلی که نشان دهنده مقادیر احجام کار شده و درصدهای پیشرفت است.
8-به صورت مداوم تاخیرات برنامه را حتی هفتگی بررسی و چک نمایید و مراتب را به اطلاع مدیران پروژه برسانید و جلوی تاخیرات ناشی از کم کاری، کم بودن منابع و بی برنامگی را به خوبی بگیرید.
9-گزارشات مختلف را به صورت دقیق آماده کنید. پایه تمامی گزارشات و دقت آن ها گزارشات روزانه است پس یک فرمت مناسب و دقیق تهیه کنید وشروع به تهیه و ارائه گزارشات کنید.
صرف اینکه تیم اجرایی به شما گزارش دهد و ثبت کنید قانع نباشید بلکه به صورت مداوم در کارگاه حضور داشته باشید و تمامی شرایط را به صورت دقیق آگاه باشید و گزارشات تیم های اجرا را پس از بررسی و تایید نهایی خودتان ثبت کنید چون این شما هستید که در صورت بروز مشکل در ورود اطلاعات مربوط به احجام و پیشرفت آن ها بازخواست خواهید شد.
10-وضعیت منابع در کارگاه (نیروی انسانی، ماشین آلات و مصالح) را به دقت زیر نظر داشته باشید و آلارم های به موقع را به مدیران پروژه بدهید.
11-در نهایت سعی کنید در تمامی کارها پیش قدم و داوطلب باشید و عطش یادگرفتن را داشته باشید. با رعایت موارد بالا تقریباً کار شما پیش خواهد رفت و باید برنامه ریزی برای آینده بهتر داشته باشید.
دقت و مسولیت پذیری در کار ، مطالعه و یادگیری ،روابط خوب ، انگیزه، پشتکار ،علاقه و فراموش نکنید صبر، گذشت زمان و کسب تجربه اجرایی و تکنیکال میتواند شما را به یک فردی متخصص تبدیل کند.
پاسخی بگذارید