آنچه می آموزید:

دفتر مدیریت پروژه (PMO) چیست؟ Project Management Office که به اختصار PMO نامیده می شود همان دفتر مدیریت پروژه است که تعاریف مختلفی دارد اما به طور کلی یک واحد سازمانی است که مسئولیت مدیریت و هماهنگ کردن پروژه های زیر مجموعه خود را به عهده دارد ولی نکته ای که در مورد آن حائز اهمیت است این می باشد که دامنه فعالیت های این واحد می تواند مختلف و متنوع باشد که سبب شده است انواع مختلفی از PMO به وجود آید. در ضعیف ترین حالت پشتیبانی کننده و در قوی ترین حالت کنترل کننده کامل پروژه ها را برعهده دارد. اسامی مختلفی برای این واحد تعریف شده است که معروفترین آن ها PMO می باشد.

انواع PMO:

به طور کلی دفتر مدیریت پروژه در سه نوع قابل ایجاد است که بدون شک هر نوع از آن و تشکیل آن وابسته به میزان بلوغ سازمان یا شرکت مربوطه می باشد و تا زمانی که سطح بلوغ سازمانی مناسب وجود نداشته باشد اصلا نباید به فکر ایجاد این دفتر در سطوح بالا باشید. تفاوت این سه نوع از PMO در میزان کنترل و قدرت آن در پروژه هاست و به ترتیب هر چه این سه نوع به بالا حرکت کنید قدرت و تاثیرگذاری و میزان تصمیم گیری آن در پروژه های یک سازمان متفاوت می باشد.

• پشتیبانی

• مستقیم

• کنترلی

پشتیبانی (Supportive):

در این نوع از دفتر مدیریت پروژه تاثیرگذاری بسیار کم خواهد بود زیرا فقط از تجارب این نوع PMO در انجام پروژه ها به عنوان پشتیبان استفاده خواهد شد و عملاً هیچ گونه دخل و تصرفی در تصمیم گیری ها و روند انجام فعالیت ها نخواهد داشت و صرفاً درس آموخته های پروژه های قبل را استفاده خواهد کرد. میزان کنترل دفتر مدیریت پروژه در این نوع بسیار پایین خواهد بود. شاید بتوان گفت که واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه خود همان نوع پشتیبانی PMO در شرکت های مختلف می باشد.

کنترلی (Controlling):

در این نوع از دفتر مدیریت پروژه قدرت و اقتدار این واحد بیشتر بوده و با استفاده از چهارچوب ها، روش ها، فرمت‌ها و متودولوژی های مختلف در مباحث مدیریت پروژه ورود کرده و تاثیر بسیار بیشتری در پیشبرد اهداف پروژه و شرکت خواهد داشت.  توجه داشته باشید که این نوع از دفتر مدیریت پروژه با توجه قدرت کنترل متوسطی که در پروژه ها دارد بنابراین دارای اثر بخشی سطح متوسط برای یک سازمان خواهد بود و  با استفاده از ابزارهای مختلف سعی در بهبود وضعیت پروژه ها دارد.

مستقیم (Directive):

این نوع از دفتر مدیریت پروژه بشترین حالت کنترل  و قدرت تصمیم گیری در پروژه ها را دارد به طوری که تمامی مدیران پروژه باید به این واحد گزارش دهند، در جلسات هفتگی یا ماهیانه مختلف واحد شرکت نمایند و پاسخگویی کامل را باید داشته باشند. تمامی سیاست های مدیران ارشد سازمان از طریق این نوع از دفتر مدیریت پروژه در سازمان پیاده می شود و به نوعی دست راست مدیریت ارشد سازمان در پروژه ها محسوب می شود و تمامی قدرت وی در راستای حذف منافع سازمان و پروژه های آن می باشد. میزان کنترل دفتر مدیریت پروژه در این نوع در سطح بالایی قرار دارد و از لحاظ اثربخشی در سازمان بسیار موثر خواهد بود.

مراحل تکامل PMO:

نکته بسیار مهمی که در این بخش به آن اشاره می شود این است که هرگز نمی توان پس از ایجاد PMO در فاز صفر آن بلافاصله از نوع کنترلی آن در سازمان ها استفاده کرد و بدون شک همزمان با شناخته شدن واحد در سازمان و پذیرفته شدن آن و مهمتر از همه نتیجه گرا بودن واحد و مشخص شدن مزایای آن برای سازمان هایی که شناخت کافی ندارند می توان سیر تکامل آن را پیش برد و اگر در سازمانی که هیچ شناختی نیست بلافاصله اقدام به نوع کنترلی کنید با ایستایی بسیار شدید روبرو خواهید شد.

**** به طور کلی PMO چون نظارت و کنترل بر تمامی پروژه ها را می تواند برعهده داشته باشد در ابتدای کار از طرف مدیران پروژه مورد تایید نخواهد بود و عکس العمل های متفاوتی برای مخالفت در برابر آن وجود خواهد داشت.

***** مهمترین اصل در موفقیت PMO اعتقاد مدیریت ارشد سازمان و شرکت به وجود آن و حمایت کامل و همه جانبه می باشد.

واحدهای کنترلی در اکثر شرکت ها و سازمان ها به دلیل ماهیت شغلی و کاری محبوب نیستند.

***** توانایی و تخصص شخصی که در جایگاه مدیر این واحد قرار می گیرد بسیار تعیین کننده است چرا که سبب مشخص شدن نتایج مثبت فعالیت ها خواهد شد و ارتباط مناسب و هر چند سختی را با مدیران پروژه برقرار کند.