گزارشات روزانه در مدیریت پروژه
آنچه می آموزید:
پایه و اساس کلیه داده‌ها و محاسبات را فایل‌های PMS و گزارش روزانه تشکیل می‌دهد که اگر صحیح نباشد آیا نتایج کل درست خواهد بود؟ ارائه گزارش فقط به منظور مشخص‌کردن فعالیت‌های انجام شده نیست بلکه به منظور کمک به مدیریت پروژه است. مشخص شدن راندمان‌کاری نیروی‌انسانی و ماشین‌آلات، شناسایی مشکلات و موانع عمده پروژه به صورت پیوسته، مشخص‌بودن درصدپیشرفت احجام و اوزان پروژه است که به تصمیم‌گیری‌ها بهتر برای مدیران پروژه کمک خواهد کرد همگی از مزایا و اهداف تهیه گزارش روزانه است. در این آموزش با گزارشات روزانه در مدیریت پروژه آشنا خواهید شد.
یک گزارش روزانه مناسب می‌تواند شامل مواردی به شرح زیر باشد که فرمت‌ها در شرکت‌های مختلف متفاوت است اما معمولاً در برگیرنده موارد زیر می‌باشد.
1-عنوان پروژه: مشخص‌کننده نام پروژه است.
2-عنوان گزارش: مشخص کننده نوع گزارش است که شامل گزارشات روزانه، هفتگی ، ماهانه و … می‌باشد.
2-لوگوهای مربوط به شرکت‌های کارفرما، مشاور و پیمانکار: مشخص‌کننده طرف‌های قرارداد در پروژه است.
3-تاریخ انجام فعالیت‌های گزارش شده: تاریخ روزی است که فعالیت‌های پروژه در آن روز انجام گرفته است و لزوماً با تاریخ ارسال گزارش یکسان نیست.
4-تاریخ ارسال گزارش: به طور معمول گزارشات روزانه مربوط به هر روز فردای آن روز تهیه و ارسال می‌شود.
5-شماره گزارش: مشخص کننده شماره گزارش ارسالی است.
6-وضعیت جوی: نشان‌دهنده وضعیت آب و هوایی است که یکی از دلایل تاخیرات مجاز در هر پروژه است، بارندگی‌ها شدید، گرمای شدید و … که سبب تعطیلی کارگاه می‌گردد.
7-دمای هوا: نشان دهنده دمای هوا می‌باشد.
8-جدول وضعیت کلی پروژه تا کنون: این جدول فعالیت‌های شاخص یا مهم یک پروژه را شامل می‌شود. با استفاده از این جدول هر فرد با یک نگاه کوتاه به خوبی می‌تواند متوجه شود که وضعیت پروژه و انجام فعالیت‌های آن از نظر حجمی و وزنی در چه شرایطی قرار دارد. این جدول شامل ستون‌هایی به شرح زیر می‌باشد.
نام فعالیت – واحد اندازه‌گیری فعالیت – مقدار انجام شده از فعالیت تا انتهای دوره قبل گزارش – مقدار انجام‌شده از حجم فعالیت در روز – مقدار انجام‌شده از فعالیت تاکنون – درصد انجام‌شده از فعالیت تا انتهای دوره قبل گزارش – درصد انجام‌شده امروز – درصد انجام‌شده تا کنون – مقدار باقیمانده از حجم فعالیت – درصد باقیمانده از حجم فعالیت
9-جدول وضعیت هر ناحیه و دیسیپلین: در این بخش اگر در پروژه نواحی مختلف مشخص شده است بر اساس کد هر ناحیه و دیسیپلین آن، مقادیر انجام‌شده برای فعالیت‌های مرتبط ارائه می‌شود. این جدول شامل ستون‌هایی به شرح زیر می‌باشد.
ناحیه فعالیت در صورت وجود – دیسیپلین – بسته کاري که فعالیت درون آن قرار می‌گیرد – شناسه فعالیت در صورت نیاز – نام فعالیت – واحد اندازه‌گیری فعالیت – مقدار انجام شده از فعالیت تا انتهای دوره قبل گزارش – مقدار انجام‌شده از حجم فعالیت در روز – مقدار انجام‌شده از فعالیت تاکنون – درصد انجام‌شده از فعالیت تا انتهای دوره قبل گزارش – درصد انجام‌شده امروز – درصد انجام‌شده تا کنون.
10-جدول نیروی‌انسانی پروژه: این جدول مشخص‌کننده تعداد نیروی‌انسانی پروژه است که شامل نیروی‌انسانی مستقیم(Direct) که کارهای فیزیکی را انجام می‌دهند وغیرمستقیم (Indirect) یعنی نیروهای مدیریتی و مهندسی می‌باشد. این جدول به طور کلی شامل ستون‌های زیر است. سمت یا شغل فرد- وضعیت حضور – وضعیت غیبت – تعداد نیروی‌انسانی تا دوره قبل گزارش – تعداد نیروی‌انسانی تاکنون – مجموع تعداد نیروی‌انسانی مستقیم و غیرمستقیم.
11-جدول مربوط به تعداد ماشین‌آلات پروژه: این جدول تعداد ماشین‌الات پروژه را مشخص می‌کند. به طور کلی این جدول شامل ستون‌های زیر است.
لیست ماشین‌آلات – وضعیت اجاره‌ای یا شخصی‌بودن ماشین‌آلات – تعداد ماشین‌آلات فعال – تعداد ماشین‌آلات غیرفعال – تعداد ماشین‌آلات در دست تعمیر – عدد کل که از مجموع سه مقدار گفته‌شده حاصل می‌شود.
12-لیست فعالیت‌های خارج از محدوده برنامه: ممکن است بعضی فعالیت‌ها به دلیل جزیی‌بودن در برنامه زمان‌بندی لحاظ نشود اما لازم است در گزارشات روزانه مشخص شوند.
13-نمودارهای مربوط به تعداد نیروی‌انسانی و ماشین‌آلات پروژه: بهتر است مقادیر جداول را به صورت کلی در نمودارهایی در گزارش وارد کنید تا درک بهتر موارد سریع‌تر و ساده‌تر شود.
14- لیست موانع و مشکلات موجود در پروژه: در این لیست کلیه مشکلات اعم از عدم دریافت نقشه، عدم تزریق مالی و سایر اطلاعاتی که برای دفاع از وضعیت پروژه مهم است را می‌توان لیست کرد. این لیست یکی از مهمترین بخش‌های گزارش روزانه است که به صورت مداوم باید بروزرسانی و دقیق باشد.
15-اگر در پروژه‌های ساخت فعال هستید باید وضعیت مواد و مصالح کارگاه را نیز بصورت دقیق بررسی و گزارش کنید. این جدول به طور کلی شامل اطلاعات زیر خواهد بود. عنوان مواد و مصالح – واحد اندازه‌گیری – مقادیر ورودی و مصرف‌شده تا دوره قبل گزارش – مقادیر ورودی و مصرف‌شده در روز – مقادیر ورودی و مصرف‌شده تا کنون و موجودی
16- نمودارهای حجمی پروژه: بهتر است نمودارهای حجمی مربوط به فعالیت های شاخص پروژه مانند بتن ریزی نیز در گزارش وجود داشته باشد.
17-همیشه در گزارشات روزانه در مدیریت پروژه فضایی برای اظهارنظر نیروهای نظارت و کارفرما در نظر بگیرید.
18-همیشه در گزارشات روزانه فضایی را برای امضا و تایید نظارت و کارفرما در نظر بگیرید زیرا گزارشات سند رسمی محسوب می‌شوند.
گزارشات باید در دو نسخه تهیه و پس از مهر و امضا توسط پیمانکار برای مشاور ارسال شود.
مشاور پس از بررسی و تایید این اسناد را امضا کرده سپس به تایید کارفرما می‌رساند.
در نهایت یک نسخه پیمانکار عودت داده می‌شود تا مبنای دعاوی آتی در پروژه قرار گیرد.
پاسخی بگذارید